بر اساس شیوه نامه اجرایی نخستین جشنواره علمی پژوهشی تا ثریا در سال تحصیلی ۱۴۰۰ اولین نشست توجیهی همکاران آموزشی دبستان با هدف تشکیل ستاد و آشنایی با مراحل اجرایی کار مورخ ۱۵ آذرماه ۱۴۰۰برگزار گردید. در این جلسه کار معرفی و شیوه نامه اجرایی شرکت در جشنواره بند به بند توضیح داده شد و شیوه آماده سازی مقالات در جمع بندی انجام گرفت.  یک پوشه و کارگاه کارگروه تشکیل گردید و رابط جشنواره سرکار خانم آخوندی آموزگار پایه چهارم توسط مدیریت محترم دبستان مشخص شد و در ادامه ‌بر اساس نحوه داوری و شیوه انتخاب آثار برتر مقرر گردید، هر کدام از اعضای طرح، خبرهای خود را در اسرع وقت جهت بارگذاری در سایت مربوطه به دست واحد فناوری دبستان برسانند و همچنین تمام فرم های مربوطه تکثیر و نمونه شیوه نامه در اختیار همکاران قرار گرفت.